Manager, President’s Office{
CIFAR is a global research organization that convenes extraordinary minds to address science and humanity’s most important questions. By supporting long-term interdisciplinary collaboration, CIFAR provides some of the world’s best researchers with an unparalleled environment of trust, transparency and knowledge sharing. CIFAR’s time-tested model inspires new directions of inquiry, accelerates discovery and yields breakthroughs across borders and academic disciplines. Through knowledge mobilization, CIFAR is a catalyst for change in industry, government and society. CIFAR’s community of fellows, advisors and global scholars includes 20 Nobel laureates and more than 400 researchers from 22 countries. In 2017, the Government of Canada appointed CIFAR to develop and lead the Pan-Canadian Artificial Intelligence Strategy (PCAIS), the world’s first AI Strategy.
It is within this context that CIFAR welcomes applications for the position of Executive Assistant, President’s Office (“Executive Assistant”) commencing September 1, 2022, or soon after. The position will be based out of CIFAR’s Toronto office.
Reporting to President & CEO, the Executive Assistant provides senior level support and assistance to the President & CEO on all matters related to the smooth and successful functioning of the President’s office. The Executive Assistant liaises with internal and external stakeholders for CIFAR and the President (ie., government and academic leaders; chairs and members of various boards and committees; high profile donors and funders; CIFAR researchers; international scientific leaders), and presents a professional, proficient and welcoming impression of the organization. This position requires a high level of discretion and confidentiality; a proactive and strategic approach to all aspects of the work; and the ability to manage multiple priorities with rapidly changing levels of urgency. The EA also manages the Presidents’ expenses and travel including coordinating with travel agents to make all travel arrangements.
The ideal candidate is an experienced and senior level professional/administrative assistant. You are adept at managing multiple priorities, often with conflicting priorities, on behalf of a President. You have an excellent customer service mindset, which you employ as you build trust and credibility in a collaborative and positive way across CIFAR, knowing that this role is often the first point of contact for the organization. You are an agile thinker who problem solves while using their discretion and high degree of confidentiality to carry out the role efficiently to allow for immediate solutions and prompt responses. Your tenure in similar roles has equipped you with excellent organizational skills, superior judgement, exceptional communications skills, a track record of success in advancing priority projects, and with complex risk and issues management. You are proficient with current technology, including the Google suite, Office 365, and social media platforms. The ideal candidate will ideally have had experience working with a diverse set of external stakeholders, including but not limited to academic and research institutions, government officials, donors, partners, and researchers. Candidate should hold relevant post-secondary education or a combination of education and experience. The ideal candidate will have high integrity and an unwavering commitment to and demonstrated ability to advocate for equity, diversity, inclusion, and accessibility.
To apply or explore this key leadership position at CIFAR, please contact Jane Griffith (jane@griffithgroup.ca). Consideration of candidates will begin immediately.
EQUITY, DIVERSITY & INCLUSION - CIFAR is committed to equity, diversity and inclusion. We strive to bring together individuals from multiple backgrounds, perspectives with the goal of advancing excellence and increasing the impact of our organization. Ensuring that every person feels valued and welcome is vital to achieving our mission. We strongly encourage applications from members of equity-deserving groups, including, but not limited to, Indigenous people, Black people, racialized communities, people with disabilities, 2SLGBTQ+ people, women and people with marginalized gender identities. To learn more about our Equity, Diversity and Inclusion work, please click here.
ACCESSIBILITY FOR APPLICANTS WITH DISABILITIES – CIFAR’s recruitment process aims to reflect our commitment to accessibility. If you require accommodation, please email careers@cifar.ca and include the term 'Accessibility' in the Subject Line, or call 416-971-4251. Please provide your preferred name and contact method, and a detailed description of the nature of any accommodation that you may require. You will also be briefed on CIFAR’s policies regarding accommodation and the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
All qualified candidates are welcome to apply; however, priority will be given to Canadian citizens and permanent residents.
====================================================================================
Le CIFAR est une organisation mondiale de recherche qui rassemble de brillants cerveaux pour trouver réponse aux plus grandes questions de la science et de l’humanité. En soutenant une collaboration interdisciplinaire à long terme, le CIFAR offre à certains des meilleurs chercheurs et chercheuses au monde un environnement sans pareil où règnent la confiance, la transparence et le partage de connaissances. Le modèle éprouvé du CIFAR inspire de nouvelles orientations de recherche, accélère les découvertes et engendre des percées par-delà les frontières et les disciplines universitaires. En mobilisant le savoir, le CIFAR se veut un catalyseur du changement au sein de l’industrie, des gouvernements et de la société. La communauté de boursier(-ère)s, de conseiller(-ère)s et de chercheur(-se)s mondiaux(-ales) du CIFAR comprend 20 lauréat(e)s du prix Nobel et plus de 400 chercheur(-euse)s provenant de 22 pays. En 2017, le gouvernement du Canada a chargé le CIFAR d’élaborer et de diriger la Stratégie pancanadienne en matière d’intelligence artificielle, la première stratégie sur l’IA au monde.
C’est dans ce contexte que le CIFAR accueille les candidatures pour le poste d’adjoint(e) de direction, Bureau du président (« adjoint(e) de direction ») en vue d’une entrée en fonction le 1er septembre 2022, ou peu après. Ce poste sera établi au bureau du CIFAR de Toronto.
Sous la direction du président et chef de la direction, l’adjoint(e) de direction fournit un soutien et une aide de haut niveau au président et chef de la direction pour toutes les questions liées au fonctionnement harmonieux et efficace du bureau du président. Cette personne assure la liaison avec les parties prenantes internes et externes du CIFAR et du président, c’est-à-dire les dirigeant(e)s des instances gouvernementales et universitaires, les président(e)s et les membres de divers conseils et comités, les importants donateurs et bailleurs de fonds, les chercheur(-euse)s du CIFAR et les chef(fe)s de file de la communauté scientifique internationale. Elle doit projeter une image professionnelle, compétente et accueillante. Ce poste exige un degré élevé de discrétion et de confidentialité, une approche proactive et stratégique vis-à-vis de tous les volets du travail, ainsi que la capacité de gérer plusieurs priorités dont le degré d’urgence évolue rapidement. Son ou sa titulaire gère également les dépenses et les déplacements du président, notamment en assurant la coordination avec les agences de voyage.
La personne candidate idéale est un ou une adjointe professionnelle ou administrative expérimentée de haut niveau. Elle est habile à gérer plusieurs priorités, souvent conflictuelles, pour le compte d’un président. Elle possède un excellent état d’esprit axé sur le service à la clientèle, qu’elle met à profit pour instaurer confiance et crédibilité de manière collaborative et positive au sein du CIFAR, sachant que ce poste est souvent le premier point de contact de l’organisation. C’est une penseuse agile qui sait résoudre les problèmes. Elle s’acquitte efficacement de son rôle en faisant preuve de discrétion et en respectant pleinement la confidentialité, ce qui lui permet de trouver des solutions immédiates et d’apporter des réponses rapides. Ayant occupé des fonctions semblables, elle a acquis d’excellentes capacités d’organisation, un jugement supérieur, des compétences exceptionnelles en matière de communication, un bilan positif en matière d’avancement de projets prioritaires et une expérience en gestion des risques et en gestion d’enjeux complexes. Elle maîtrise les technologies courantes, notamment la suite Google, Office 365 et les plateformes de médias sociaux. La personne candidate idéale devra posséder une expérience de travail avec un ensemble diversifié de parties prenantes externes, notamment des institutions universitaires et de recherche, des responsables gouvernementaux, des donateurs, des partenaires, ainsi que des chercheurs et chercheuses. La personne candidate doit être titulaire d’une formation postsecondaire pertinente ou d’une combinaison de formation et d’expérience. Elle fait preuve d’une grande intégrité, d’un engagement inébranlable et d’une capacité avérée à défendre l’équité, la diversité, l’inclusion et l’accessibilité.
Pour soumettre votre candidature ou pour en savoir plus sur ce poste clé de direction au CIFAR, communiquez avec Jane Griffith (jane@griffithgroup.ca). L’examen des candidatures commencera immédiatement.
ÉQUITÉ, DIVERSITÉ ET INCLUSION – Le CIFAR s’engage à respecter l’équité, la diversité et l’inclusion. Nous nous efforçons de rassembler des personnes issues d’horizons divers et aux perspectives variées dans le but de faire progresser l’excellence et d’accroître les retombées de notre travail. Pour réaliser notre mission, il est essentiel de veiller à ce que chaque personne se sente valorisée et accueillie. Nous encourageons vivement les candidatures de membres de groupes méritant l’équité, y compris, mais sans s’y limiter, les autochtones, les Noirs, les communautés racisées, les personnes handicapées, les personnes 2SLGBTQ+, les femmes et les personnes ayant une identité de genre marginalisée. Pour en savoir plus sur notre travail en matière d’équité, de diversité et d’inclusion, veuillez cliquer ici.
ACCESSIBILITÉ POUR LES PERSONNES CANDIDATES HANDICAPÉES – Le processus de recrutement du CIFAR vise à refléter notre engagement en matière d’accessibilité. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation, veuillez écrire à l’adresse careers@cifar.ca en indiquant le terme « Accessibilité » dans la ligne d’objet, ou appelez le 416 971-4251. Veuillez indiquer le nom et le moyen de communication que vous préférez, ainsi qu’une description détaillée de la nature des mesures d’adaptation dont vous pourriez avoir besoin. Vous recevrez également des renseignements sur les politiques du CIFAR en matière de mesures d’adaptation et sur la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.
Toutes les personnes candidates qualifiées sont invitées à postuler ; toutefois, la priorité sera accordée aux personnes qui détiennent la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.